貿易事務の世界 IMPORTER’S WORLD

中小企業の貿易事務の日常、学ぶことは毎日のやりがい!

現役貿易事務が使う英文メールは?実際のやりとりメールを公開!

みなさんこんにちは、ふみです!

 

さて今回は貿易実務の英文メールについてお話ししようと思います。

 

貿易実務検定などに登場する単語や英文レターなどをよくみる方は多いかと思います。

かなり難しい表現などが使われていますが、実際はどのようなメール内容がやり取りされているか気になるかたもいると思いますので、今日は実務での英文メールをご紹介しようと思います!

 

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では今回お話しする内容はこちらです!

  

  1. 見積もり時のメールのやり取り
  2. 輸出者とフォワーダーのメールのやり取り
  3. 出荷のときのメールやり取り
  4. おまけ

 

では早速メールを紹介する前に一つだけお伝えしたい事があります。

 

私は主にアジア圏の方と連絡を取り合っています。なので基本的にはネイティブの方と会話やメールのやり取りをする事がなく、中国や東南アジアの方と連絡しているためこれから紹介するメールに違和感がある方もいるかもしれません。

 

(※私、ふみのメールは結構適当です笑)

 

ですが、共通語は英語なので毎日英語で会話やメール、チャットをしております。

少し不自然な部分もあるかとは思いますがそこだけご了承いただければと思います。

 

では早速見てみましょう。

 

見積もり時のメールのやり取り

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見積もりをとるという作業はほぼ毎日行う仕事の一つです。

私の会社では、雑貨品や日用品などまた何かのイベントのグッズなども製作しています。日本のお客さんからの要望を営業経由で聞き、その商品の見積もりを弊社は主に中国で生産していますので、海外工場にその情報を伝えて見積もりをお願いするんですね。

 

では私が送った工場へのメールをご紹介します。

 

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(こちらは返信メール)

 

これは私が工場に送った見積もり依頼のメールです。

ある商品を見積もるためにその商品を作る事が得意な工場にお見積もりを依頼したんですね。ここでは亜鉛合金製のキーホルダーを依頼しました。

 

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※ 参考画像

亜鉛合金製 = 重たいキーホルダー笑 

 

ここでメールの内容のこの部分をみてみましょう。

見積もりは商品名、数量、梱包方法やデザインなどの情報を相手に伝えて

見積もりしてもらうんですね。

 

このメール内容はそれぞれ箇条書きで分けてありますが、

細かいようで細かくはありません。

 

この会社とは元々、EXW条件で何回も似たような商品を取引をしている会社なので見積もりをとるときもお互い共有済みの部分は省略し、簡易的になる傾向があります。

 

ですが、最初に見積もりをとるときや慣れていない時は省略せずに、インコタームズや全ての商品の詳細な情報を載せる必要がありますので覚えておきましょう。

 

これをみてもらうとわかるように、 簡単な英語、且つ相手にわかりやすいように箇条書きで書く事が多いです。また難しい英語を使うということもほとんどありません。

 

貿易実務検定ではこのような文章の問題がありますよね。

 

we areprepared to accept your order this time at the price quoted six months ago, but cannot gurantee that it will remain in effect for futher order 

6ヶ月前に見積もった価格で貴社の今回の注文を受ける用意はありますが、今後のオーダーに関してはその価格ができるかは保証できません。

 

このようにかしこまったメールをたまに送ってくる方もいますが、基本的にはもっと砕けた英語を使う事が多いんですね。

 

 

2、輸出者とフォワーダーのメールのやり取り

 

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次に輸出者とフォワーダーさんのメールのやり取りをみていきましょう。

私は日本のフォワーダーさんとやり取りをしているので、日本語のメールしかありませんが、ここでは輸出者さんとフォワーダーさんのやり取りのメールを一部ご紹介します。

 

これがフォワーダーさんのメールです。

 

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これが輸出者のメールです。

 

 

これは、輸出者さんがフォワーダーさんにB/Lをtelex relesedするために送ったメールです。 

 

内容はテレックスリリースの書類を送ったので確認してください。

よろしくお願いします。

 

 

というとてもシンプルな内容です。

 

B/Lをテレックスリリースするというのは、B/Lの原本ではなく、B/Lのコピーを提示するだけで貨物が受け取れるように、輸出者からフォワーダーさんへ手続きをすることです。サレンダーとも言われるものですね。

 

本来はB/Lの原本がないと貨物を受け取ることはできないのですが、今は簡易的手続きにできるようにこのような手続きが可能になっているんですね。

 

これは、これに限らず船のブッキングやそのほかの書類の手続きも実際はこのような短文なやり取りがパッパっと続く事が多いんですね。

 

さらに今はメールではなくチャットアプリで、船のブッキングなどもできてしまう時代です。この船を予約したいです。書類添付します。のような簡易的な会話で成立してしまうのですね。

 

 

 

ちなみに貿易実務検定ではこのような文章が問題で出てきますよね。

 

we are pleased to inform you that the delivery has been completed today as per your shipping instructions. The cargo is scheduled to land kobe aroubd August 10th.

引き渡し船積み指示通り完了したので連絡します。

貨物は神戸港に8/10頃の到着予定です。

 

かなり堅苦しいですね。しかし文法的にもしっかりしており間違いがないので誤解も生まれにくいのが、正しい英語を書くところのいいところです。

 

 

 

3、出荷の際のメールのやり取り

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さて最後に、出荷の際のメールのやり取りについてお話しいたします。

 

これがふみが送ったメールです。

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これが工場側からのメールです。
 

商品を出荷してもらう時も、いつ出荷できるのかやどの船に載せるのかをメールもしくはチャットアプリで連絡します。

 

ここでもかなり短文です。

 

一番重要なのは、長々と文章を書かない事です。相手が読みにくい内容だったりわかりにくい表現を使うのはできるだけ避ける事が実務では必要です。

 

これはテストではありませんので、だらだらとするのではなく端的にできるだけ短文にまとめ、テキパキとやり取りをする事が大切です。

 

このメールの内容はそろそろ貨物を出荷してくれますか?

 

という内容に対して、

 

工場側からはこの船でブッキングしますね。

 

と船の情報が書かれた内容になっています。

 

長い文章にはほとんどならず、このようなすっきりとしたやり取りになる事が多いんですね。

 

  

おまけ

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最後におまけです。

これは、香港のデモが日本のニュースでも流れた時に心配して香港の取引先に送ったメールの返信です。

 

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ネットのニュースなどでも頻繁に流れていたため、連絡を入れると、「私たちは大丈夫です。ありがとうございます。」という連絡が返ってきたのでとても安心したメールです。

 

このようにコミュニケーションを円滑するためにも定期的に連絡を入れたり、とても心配になる事があれば直接安否を確認したりすることも多いです。

 

貿易実務以外のことでも連絡を入れることもあるんですね。

 

ビジネス以外でのメールも弊社ではよく取り入れていて、誕生日おめでとうメールや日本ではこんなアニメとゲームが流行っているよなど、日常的な会話もする事が多く、それも仲良くなるためにはとても必要な事なんですね。

 

 

以上、今回は貿易実務上でのメール内容をご紹介致しました。

ここではテストに出てくるような、難しい単語や文法は使わずむしろ文法も崩れたブロークンな英語のやり取りが多いです。

 

私も英語能力はそんなに高くありませんが、特に恥ずかしいこともなくお見せしてしまします。

 

一番重要なのは相手にわかるように伝えることです。

 

それと日常的な会話もコミュニケーションを円滑にするため時には必要です。必ずしなくてはいけないものではないので、自然と行えるようにできたらいいですね。

 

では今回は実際の貿易実務の英文メールについての記事でした。

ご参考になればとても嬉しいです。

 

 

ではでは、この辺で。 

 

出典元 :   

亜鉛合金のキーホルダーの画像や英文レターは下記のサイト様からお借りしました!

ありがとうございます!

「砥石」と「研削・研磨」の総合サイト様

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