貿易事務の世界 IMPORTER’S WORLD

中小企業の貿易事務の日常、学ぶことは毎日のやりがい!

メーカー貿易事務の求人の見方 その1

みなさん、こんにちはふみです!

 

最近は猛暑猛暑!どこもかしこも暑くてかないませんね。。コロナのせいでマスクもつけないといけないし、、暑さも倍増。。

 

みなさんも人と距離が2mくらい離れてればマスクは外してしまっていいですからね。熱中症にならないように気をつけましょう。

 

さてさて、今日はメーカー貿易事務の求人の見方についてお話しようと思います。貿易事務は幅広いので私が唯一経験しているメーカーでの仕事内容を参考に見て行きますね☺️ 特に初めて貿易事務に就きたい方向けに致します。

 

また高校からの友人は転職エージェントや人事部になっている子も多くお話をそこからもよく聞くのでその情報もお伝えできればと思います☺️

 

www.humi-importer-blog.com

 

 

お仕事を探す前に..

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まず初めに前置を、転職するときは転職エージェントや求人サイトを利用しますが、そこの求人票はいいことばかり書きます。必ず面接で気になる点をピックアップしてメモし、直接人事の方に聞きましょう☺️ 言葉を濁したり、正論のような意見(詭弁)、論点がずれた答えはよくありません。必ず自分で情報を処理しましょうね。

 

また転職エージェントに行く場合は、必ず親身になってくれる人を探しましょう。自分の行きたい職種に強い転職エージェントさんもいいですが、その中でも自分のことについてしっかりと聞いてくれる方を探してみましょう☺️

 

そうするには自分自身を開示する必要もあります。あまり話さないのではなくお医者さんに自分の症状を伝えるような気持ちで、懸念点など相談したいことを話してできるだけ不安を取り除くことをオススメします☺️

 

また転職サイトを利用する場合は、これは個人的は意見なのですができるだけ掲載料がかかるサイトを利用している会社の方がいいのかな...indeedなどは掲載料金はなく無料で求人を載せることができるのですが、やはり経済力のない会社なのかと思ってしまいます。(すみません!)

 

ただ、求職中の方にとっては無料で利用できるものなのでやはり信頼できるものを選ぶのが一番いいと思います!

 

ご自身で見極めて良い会社に入りましょう☺️

 

さあ、早速求人票を見ていきますが一般的なところはあまり見ていきません。

 

残業とか休暇のところですね。少しは触れますがこのブログは貿易事務のブログなのでメインは仕事内容を見ていきますね☺️

 

求人票 その1 

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ではまずこの求人を見てみましょう。これは医療機器や医療品の輸入業務の求人です。場所は横浜で正社員ではなく派遣のです。

 

この求人は未経験可で慣れてきたら、どんどん新しいことに挑戦するというよくある求人のようです。(すみません、このページには書いてありません。)

 

もし経験があり実務に慣れている方だと、求人を見たときに医療品の輸入にピンときます。ここで医療品はどのようなものがあるのかを瞬時に予想できるのが理想です。

 

輸入以外でもそうですが、貿易する際は何の商品を取り扱うかが一番重要になってきます。商品知識は深めるに越したことはありません☺️ ただ、これは慣れてきてからで大丈夫です。

 

ではそれぞれの仕事内容について見ていきましょう。あくまでもこの内容を見て私の見解ですので、本当の仕事内容は会社に聞いてみてください☺️

 

仕事内容をピックアップすると以下が書いてあります。

 

仕事内容

  1. 仕入先への発注(メール/電話)
  2. 仕入先とのやりとり(進捗確認・クレーム上げ等含む)
  3. 通関業者への各種依頼 (輸入手続き・通関・保険・ドレー)
  4. 船積み書類関連チェック
  5. 支払いデータ作成
  6. 管理データ入力

 

では一つずつ見ていきましょう。

  

1、仕入先への発注(メール/電話)

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ここでは発注業務があるようですね。英語または中国語を活かすことも可能なので、中国が予想されます。また実際の輸入がほとんど中国でも貿易は共用語が英語ですので中国しか輸入しないのかもしれませんね☺️ 中国人相手でも英語しか使わないこともほとんどあるのです!

 

またここに(メール/電話)とあります。

 

これは、ほぼ間違いなくメールでの発注になります。なぜかというと貿易するに当たって口頭での発注はトラブルの元です。言った言わないの問題も当然ありますが、基本的に発注するということは契約を交わすということです。書面でのやり取りをしないと契約条件(インコタームズなど)その他の条件も国際取引上必要です。

 

なので、かならず文書で伝えるのが絶対なのです。

 

ここでいう電話というのは、発注の確認をする際やこれから発注しますよ。という前置きまたは緊急で行うときぐらいでしょう。

電話できない〜という方も安心しましょう。私も最初は緊張しましたが、今はだいぶ慣れました☺️ 習うより慣れろ!ですね。

 

2、仕入先とのやりとり(進捗確認・クレーム上げ等含む)

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ここでいうやり取りは発注したものに対して、どれくらいで進んでいるのか、納期は間に合うのかなどの進捗確認です。ここではそうですね。医療品なので今必要である不織布のマスクなどの仕入れてそうです。

 

不織布のマスクは会社にもよりますが、10万枚くらい発注することがあります。

10万枚!?と思いますが、貿易は大量発注が日常茶飯事です。それをだいたい1ヶ月くらいで生産してしまう機械の生産性にはいつも驚かされますね!

 

そのマスクがちゃんと発注通りに正しく作られているか、、期日通りに納品できるのか、不良は発生していないかなど、定期的に確認する必要があります。

 

実際には、自分でスケジュールを組み立てて行うので、ちょくちょく確認しておきましょう。写真や動画を送ってもらうのがいいですね。

 

この確認作業が一番大事です。メーカー貿易事務での腕の見せ所です。

品質完璧、納期ぴったりでうまくいったと機の達成感はハンパありません☺️

 

またクレーム上げというのは、基本的にこちらからクレームをつけることです。え〜クレームなんてしたことない〜という方でも大丈夫です。何も理不尽にケチつけるわけではありません。

 

こちらの指示通りでないところはしっかりと工場や取引先に文句を言わなくてはいけません。先ほどのマスクでいうと例えば白いマスクなのに若干、黄ばんでいるなど、紐の位置が違うとか。そういう品質のクレームです。いわば正当クレームですね。

 

海外の工場ではよくあることなのですが、しっかりと品質についてやり取りを決めていないとトラブルの原因になるのです。。

 

それが先ほど述べた発注する際のメールになります。発注する前とするときにしっかりお互いに条件や起こり得る問題に対して認識する必要があります。ただそれでも必ず問題は起きますので、しっかりとダメなところはクレームしましょうね☺️

 

 

3、通関業者への各種依頼 (輸入手続き・通関・保険・ドレー)

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輸入というのは自社で行うこともできますが、国際取引は手続きが煩雑です。通関作業や関税や輸入消費税の支払い、倉庫までのトラックの手配など大変です。

 

そこでほとんどの会社さんは通関業者さんにお願いをしています。

 

この通関業者さんはいろいろ種類があるのですが、大抵ドアツードア(door to door)これは海外から日本の指定した倉庫までの手続きを一貫して行ってくれるという意味なのですが、一般的に最初から最後まで面倒を見てくれるところが多いです。

 

私のブログにも貿易取引の流れを書きましたが、基本的には以下のような流れで輸入をします。

 

海外工場→船積み→出航→日本港到着→通関→配送手続き→倉庫到着

 

場所にもよりますが、中国から日本間であればだいたい輸入だけで2~3週間かかります。またフォワーダーさん(通関業者さん)にやってもらうのは以下の3つがメインです。

 

船の手配

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ほとんどのモノはコンテナ船という大きな船で運ばれます。

 

そのコンテナ船は日本ー海外間を定期的に運航してますので、希望の日程を教えればこのコンテナ船はどうですか?といろいろ紹介してくれます。

 

船はMOL,WAN HAI, ONE, EVERGREENなど日本の会社から海外の船会社までいっぱいあります。覚える必要はないのですがそれぞれの船会社の特徴を働きながら学ぶと良いと思います☺️

 

また船の運賃や納期なども船会社によって違いますので会社の方針にしたがって船を決めることになるでしょう☺️

 

通関

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通関作業はフォワーダーさん(≒通関業者さん)にお任せします。私たち荷主は、必要書類を通関業者さんへメール等するだけでOKです。

 

というか通関作業って?思う方には簡単に説明します。海外から来るモノは必ず日本の税関を通してから輸入しなければ日本に輸入することができません。

 

麻薬や銃、動物など輸入、輸出してはいけないものや輸入していいものでも、検査が必要だったり証明書が必要な場合が結構あります。それを1つ1つ書類上で確認して、必要であれば実際にカートンを開けて確認することもあるのです。

 

またさらに輸入の許可が降りても、関税といって日本が定めた法律によってモノに対して税金がかかります。あ〜税金ばっかり、、と思うかもしれませんが、んでもかんでも無償で輸入していては自国の製品が売れなくなってしまいますからね☺️

 

関税というものは必要なのです。

 

ここではフォワーダーさんにはインボイス、パッキングリスト、原産地証明書、カタログなどを提供してフォワーダーさんに通関してもらいましょう☺️

 

ここだったら医療機器や医療品メインで行っているので、渡す書類は決まっているはずです。

 

また税関などは結構、これはなんですか?とインボイスの中身などについて問いただしてきます。それは通関業者さんを介しますので通関業者さんから質問がきます。

 

なので実際に輸入する商品をしっかり把握する必要があります。 

 

配送手続き

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配送手続きはドレーの予約です。ドレーというのはコンテナを運ぶ特別車軸のことです。コンテナトレーラーを街中でよく見かけると思いますが、あれもフォワーダーさんにお願いすればフォワーダーさんが配送の予約をしてくれます。

 

現在、コンテナドライバーさんは人手不足なので予約が取りにくいと思います。余裕を持って輸入すればフォワーダーさんやお客様へ迷惑をかけることはないので、しっかりとスケジュールを組み立てて余裕ある輸入を頑張ってみてください☺️

 

また保険についてですが、保険はとても細かいので簡単な説明だけしますね。

保険はもしも海上輸送中などに商品が破損してしまった場合の補償をつけるためのものです。これは荷主が保険会社と行うものなので、社内で決まった保険屋さんがあるはずです。その指示に従い保険をかけましょう。

 

詳しいことは別記事で書くことにします。

 

4、船積み書類関連チェック

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船積み書類というのは上記で述べた、通関業者さんへ渡す書類のことです。

インボイスというのは送り状のことです。この商品がどこのもので、どこ向けなのか。また値段はいくらで数量はいくつ入ってくるのかが書いてあります。

 

英語でだらだらと書いてありますが、難しいことなんてありません。いろいろフォーマットはありますが書いていることはほとんど共通です☺️

 

次にパッキングリストです。これはどのカートン (ダンボール箱)になんの商品がいくつ入っているか、重さはどれぐらいか、大きさはどれくらいかが書いてあります。

 

書類は全て英語ですが、簡単な英語なので慣れてくればすらすら読めることができますよ☺️

基本はこの2つを押さえておけばOKです。他の書類は会社によって違いますので社内でどんどん学ん行きましょう☺️

 

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5、支払いデータ作成

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ここでは海外送金のデータ管理だと思います。また商品はほとんどUSDで行われるはずです。海外の工場にいつ払ったか、いくら払ったのかを管理しましょう。

 

中国工場はと言っても海外全てですが、お金に厳しいです。長年やっているところは支払いに対して寛容ですが、発注時に前金の30%を払わせるとこも多く、船積み時に残りの70%を支払いを命じることがあります。

 

それをしっかり管理しておかないと、間違って30%先に払っているのに100%全金を払ってしまったら大変ですよね。海外での貿易取引は気を緩めずしっかりと管理していきましょう☺️

 

実際やることは面接で聞いてみてくださいね☺️ 

 

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6、管理データ入力

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管理データとは一括に商品データや輸入の履歴などの輸入に関する全てのデータのことだと思います。実際にフォーマットがあるかとは思いますが、こちらはデータ入力のお仕事になるので、難しく考えなくてもよさそうです。

 

ただ、入力に誤りがあると混乱してしまいますので、当たり前ですがしっかりと管理していくことが必要になります。

 

社内でどのような管理を行うか面接で聞くといいでしょう☺️

 

まとめ

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 以上、今回はメーカー貿易事務の求人票の見方をお教えしました☺️

 

あくまでも参考なので、実際に行う作業に関しては必ず面接などで聞いてみてくださいね。貿易事務はやりがいがあり女性が活躍している場でもあります。

 

これを機に貿易事務をやってみたい方も増えればいいなと思います!

 

ではでは、この辺で。