貿易事務の世界 IMPORTER’S WORLD

中小企業の貿易事務の日常、学ぶことは毎日のやりがい!

貿易事務の1日の流れは?どんなことするの?

貿易事務の1日の流れ

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さてさて、今日は私の仕事の流れをお教えします!貿易事務って常にデスクワークや電話に追われているのか?とよく聞かれます。何故ならば貿易事務の仕事はメイン相手は海外の取引先です。海の向こうの相手と仕事をするのですから連携が取れてないとまずお仕事がスムーズに行きません。電話やメール、今だとSNSとかなどで密にしているところも多いかと思います。ただ大まかな仕事の全体像や忙しさ難しさが気になる方がいらっしゃるかもしれません。

そこで、今日は貿易事務の仕事の流れを見ていければと思います!果たしてルーティーンワークなのか?イレギュラーなのか?実際はどうなのかということを私の職場内でご説明していきたいと思います。参考になれば幸いです!

 

私のワークフロー

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8:45AM 出社

出社はだいたいこのくらいの時間です。掃除というのは階段掃除、女性社員同士(男性はやらない ムッ😕)でローテーションで回して掃除してます😇今の担当は階段掃除でモップを毎日かけています。それから身の回りは私のデスク周りですね。基本的に明日やるものを机の上に出して置いて朝きたらそれを整理して始業しています。

 

9:00AM 仕事始め

仕事始めはメールチェックから行います。海外からのメールはこちらからオーダーの返答、不良品があったので注意せよへの返答また新しい商品の見積もりへの返答などなど、たくさんの内容のメールを30社くらい見ていきます。基本担当は私しかいないので30社分を1人で見ますね😀この作業は上の図で分けましたが、だいたい1日中海外とのやりとりは行なっております。

 

10:00AM 会議

この時間は会議が多く入ります。定期的に在庫チェックを行い、足りないものがあれば発注をし、発注内容も細かくここで決めていきます。特に値段を上げたりする場合はデザインを変えたりしないといけませんので何をどのように変更するかをここで取り上げ、まとめていきます。それから発注という形ですね。また新商品の会議もこの時間にあったりします。マーケティング後、デザインやターゲット層、上代を決めここで会議し、採用、不採用を決めていきます。すぐには決まらないことが多いのでざっと1〜2週間くらいで決めていく感じですね!

 

11:00AM 通常業務

ここも通常業務へと戻り、会議で決めた事柄などまとめながら発注業務もこなします。船会社や乙仲とのやりとりも同時進行で納期や船決め、書類を確認しながらメールで書類を送ります。結構タイトなスケジュールの場合はやりとりが多めですね。海外支店の乙仲とこちらの工場との関係で連絡が遅れたりするので、急ぎの貨物の時は神経がピリピリ。早く返事よこせ〜〜って笑

 

12:00PM お昼休憩

私は会社で支給されるお弁当 (200円)を毎日食べています。量は多めです。笑 安上がりだし外で食べにいくのも面倒。それにここのお弁当はバランスがいいので健康的な食事を取れるのも魅力ですね^ ^忙しい時期はささっと食べてしまいまたデスクへ戻ります。

 

13:00PM 午後の業務開始

乙仲からの請求書チェック。関税や消費税、また船会社がつけてくる謎の料金をチェックしています。笑 数字が間違っていないかのチェックは日々本当に疲れます。。経理は私向かないな〜と感じています(>_<)間違えずに丁寧にチェックですね。それと新規アイテムを作る時は、工場と毎回チェックをしています。初めて作る商品ですから工場とも理解を深めていかないとアイデアが違ってしまうと取り返しもつきません。ここも慎重に写真での確認や電話でプッシュをしています。

 

15:30PM  お茶休憩

今あるところがあるかわかりませんが、15:30くらいにお茶飲んでいいよタイム(もぐもぐタイム)があります。だいたい10分くらいですが、お茶を1杯飲んですぐに戻ります。お菓子も少し食べていんです😉ここで一息ついて残りの時間までにラストスパートを掛けます!

 

15:40PM 通常業務

別部署からのお願いで出荷作業などの日本のお客さんへ弊社の倉庫から荷物を送るときに荷物をまとめたりすることがあります。かつ海外にサンプルを発送業務なども行います。海外とのチェックはうちではSNSでもできるので、発送しながら連絡、発送しながら電話などで対応します。早く終われば再びデスクワークへ戻りますが、人手が足りないと17:00まで駆り出されますね笑

 

17:30PM 工場長と会議・予定表の作成

17時過ぎに弊社の工場長 (検品、倉庫業)が今日の検品内容を報告しに来てくれますのでミニ会議を開きます。今日の行ったアイテムの検品、不良が何個中何個出たのか、どういう不良が出たのか、原因は何か、それをどのように改善していくのかを話し合い、結果を工場へ伝えます。ここがなかなか難しく不良対応をしてくれるところとそうでないところがあります。海外相手には交渉に時間がかかるのがこの仕事の辛いところですね。また年間の生産予定表、海外への支払い予定表、直近の着荷予定表を1日の最後に作っています。常に営業への連絡を欠かせません。

 

18:00PM 退社

何事もなければこれで退社です。ただ明日に仕事を回せないもの。今日中に連絡を取らないといけないものは少し残業をします。おうちでもできる仕事もあるのですが家に持ち帰りたくないものはここで消化してしまいます。

 

19:00PM ※退社

残業があればこの時間には退社します。中国との連携が多いので時差は1時間です。こちらの方が早く進むので、こちらの18:00は向こうの17:00です。向こうの退社時間に合わせて業務することもあるので19:00退社は珍しくありませんね😁

 

 

取引先への挨拶、工場の来日などで丸1日潰れることもありますが、貿易事務としての1日のワークフローはこのようなのが多いのではないかと思います。参考になれば幸いです!

 

 

ではでは、この辺で。