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船積み書類インボイスの役割とは?実務でインボイスのチェック方法を大解説!

みなさん、こんにちはふみです!

さて今回は、貿易事務員が毎日目にするインボイスについてお話ししたいと思います。

 

では今日お話しすることはこちらです!

 

  1. インボイスの役割 
  2. インボイスの見方

 

 

今回はこの2つについてお話ししていきたいと思います。

よく貿易実務検定に出てくるインボイスの見本はとても細く書いてあり、みづらいですよね。確かに実際に実務で出てくるインボイスは複雑なものから簡易的なものまで会社によってそのフォーマットが違います。

 

すべてにおいて全体をチェックすることが大事なのですが、

今回はどの部分を特によく見ればいいかをお伝えしたいと思います。

 

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インボイスの役割とは?

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ではまずインボイスの役割をご紹介します。

インボイスは日本語でいう納品書にあたります。まずはインボイスの役割をお話ししましょう。インボイスの役割は大きく分けて4種類ありますので一つずつご紹介していきます。

 

 

納品書としての役割

ではまず一つは納品書、これは荷物を届けましたよという証明の一つになります。

インボイスには商品名、数量が書かれています。

 

日本でも通販などでものが送られてくるときは、商品と一緒に必ず納品書が同封されていますよね。

 

商品の個数や料金など、詳細が書かれている紙が絶対に入っていますね。個人が購入したのであれば商品の返品方法や使用方法など大事な内容が記載されています。

 

海外から荷物が来るときも必ず納品書としてインボイスが送られてきます。インボイスは通関にも必要なのでその商品の詳細は、日本の納品書よりも内容が細かく記されているんですね。

 

請求書としての役割

2つ目は請求書としての役割です。インボイスにはその荷物に入っている全商品の価格も書かれています。このインボイスを渡すことで相手側への請求書にもなるんですね。

 

海外の工場から支払いをお願いされるときは、インボイス1枚を納品書・請求書として送ってくることが多いです。

 

明細書としての役割

3つ目は明細書です。納品書と似ていますが、明細書は実際に納品書にあまり書かれていない商品の金額まで記入する必要があります。

 

海外から送られてくるインボイスは必ずそれぞれの商品の価格が記載されていますので明細書としての機能も備えています。納品書としての意味合いだけであれば、金額は必要ありませんが、インボイスはたくさんの役割を兼ね備えているのですね。

 

見積書としての役割

最後の4つ目は見積書としての役割です。貿易事務をしていると海外の工場からインボイスを見積書として受け取ることがとてもよくあります。

 

そのときはインボイスにprofoma invoiceと書かれています。これはそのままの意味で見積書という意味になります。

 

見積書の場合は、支払い条件、インコタームズ、取引条項、見積もりの期限など、契約書に書いてるような細かい事項も書かれていることが多いです。

 

ですがその見た目はほとんど納品書のようなインボイスなんですね。

 

こちらがその見積書のサンプルです。

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とても細かいですよね。これは会社によって異なりますが、金額や数量なども記載があるので、納品書としても使う会社も多いです。

 

このように、貿易間で使われるインボイスはたくさんの役割を兼ね備えているのですね。 

 

 

インボイスの見方

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次に書類の見方についてお話ししていきます。

今回は実務でインボイスをチェックするときのポイントをお話ししていきましょう。ゆっくり丁寧に説明していきますね。

 

会社によってはフォーマット自体が細かく、支払い条件や会社のルール、貿易の法律まで書かれている場合があり、大変見づらいことがあります。

チェックするポイントをまとめましたのでまずはこちらをご覧下さい。

 

 

  1. 会社名と住所
  2. IVナンバー
  3. 商品名・数量・金額
  4. インコタームズ条件
  5. 原産国

 

 

では早速こちらのインボイスをみてみましょう。

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このインボイスを元に解説していきますね。

 

では一つずつ見てみましょう。

 

1、会社名と住所

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インボイスには荷主と荷受け人の2つの会社名とそれぞれの住所が必ず書かれています。まずは自分の会社の住所と相手の会社と住所が書いてあるかをチェックします。どこから出荷されて誰に渡されるのかは、納品書であれば当然必要ですからね。

 

たまに抜けている場合があるので、なければ追加しましょう。

 

記載されていればそれぞれの会社名や住所のスペルチェックを行います。

 

英語圏であればわかりやすいですが、アジア圏やヨーロッパ圏の会社名や住所は英語ではありますが、各言語独特の書き方複雑で読み方も難しい場合がありますので、ゆっくりチェックしていきましょう。

 

ちなみに私の経験上ですが、多少間違っていても通関には問題はありません。ただやはり間違っているということはよくありませんので、正しいものを記載するようにしましょう。

 

2、日付とIVナンバー

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次にインボイスの日付とインボイスの番号をチェックしましょう。日付は多少前になっていても問題はありません。あまりにもズレている場合は修正が必要ですね。

 

インボイスの番号は輸入者がおのおの指定している場合や、海外工場独自の管理番号になっているかと思います、ちなみにインボイスナンバーがないものもありますので、ない場合はそのままなくても大丈夫です。

 

ただもし記載がある場合は、パッキングリストにも記載する必要があります。なぜかというと、このインボイスとパッキングリストは一緒の商品のものですよ〜という両方の書類を紐付けするためにあるからです。

 

例えば、インボイスの番号が001なのにパッキングリストの番号が002だと、このパッキングリストは本当にこのインボイスのものですか?と税関から指摘が入ることもありますので、必ず同じ番号で統一しましょう。

 

また会社によってはこのインボイスの番号を設けていないところもあります。

その場合はなくても通関はできますが、会社でしっかり管理をしている場合は会社に確認をしてみましょう。

 

3、インコタームズ

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次にインコタームズをみましょう。この取引がどのインコタームズの条件で行われているのかを再確認するためにも条件を再度チェックします。

 

タームズの記載は小さい字で書いてあることが多いです。ここを間違って記入することはないかとは思いますが、FOBなのかCIFなのかそれともEXWの条件によって、どちらが船の運賃を負担するのか、どちらがどこの時点までの危険を負担するのかが決まりますので、とても重要です。

 

またフォワーダーさんに提出する際も、この輸入許可書のところの仕入書価格(invoice価格)の欄が異なってくるため、通関する際に混乱してしまう可能性がありますので、注意しましょう。

 

これは輸入許可書の一部を抜粋したものです。

 

ここの仕入書価格がFOBになっていますよね。ここが間違っていると通関で問題が起こる可能性もありますので、しっかり正しい条件になっているかを確認しましょう。

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4、商品名・数量・金額

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次に商品名・数量・金額ですね。ここが一番重要な部分です。

 

まず商品名は発注書通りもしくは会社で指定している名前かどうかを確認しましょう。

またできるだけどのようなものを輸入するかがわかる名前にした方がベターです。

 

 

これは例ですが、英語にしやすい名前、例えば筆箱であれば pencil caseと書き直せますよね。

 

ですがあるカップを輸入する場合、食器のカップなのか、何かの入れ物なのか、食器であってもどのようなカップなのか、ティーカップかそれとも、器のことなのか、素材はガラスなのか陶器なのか。

 

など商品名はできるだけ詳しく書かれている方が管理する側も通関する側もわかりやすいですよね。ただ単にcupと書いてある場合は、書類を修正する場合もあるので注意しましょう。

 

次に数量です。数量ももちろん例外もありますが発注した数が入っているのかを確認する必要があります。ここで単位も気にしましょう。setなのかpcsなのかで数量が変わる商品もあります。

 

最後に金額ですね。これも場合にはよりますが、発注書通りの金額かどうかをチェックし必ず計算機を使って間違えのないように確認しましょう。

 

金額を間違えてしまうと、通関する際の税金の金額が異なり、多く税金を払ってしまったもしくは少なく税金を払ってしまったという自体にもなりかねません。

 

税金の過少申告は処罰がある場合もありますので注意しましょう。

ちなみにここの部分、英語で金額を書いてある場合もあります。

 

ここですね。ここもよく間違えてよく修正をお願いされたりもしますので、正しい金額が記載されているかを確認しましょう。

 

5、原産国

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最後に 原産国です。原産国の表示は義務ではありませんが 、近年は厳しくなり商品のパッケージなどにも記載を求めています。

 

基本私の会社では全ての商品に生産国を印字していますが、例えば富士山が描かれた扇子などを輸入する際は、見た目がかなり日本風ですよね。

そういう日本で作られているというイメージがあるものは、パッケージには必ず原産国を表示しなければいけません。

 

これはなぜかというと購入者に誤解を招くからなんですね。日本製かと思ったら他国で作られたものだったという誤認を防ぐためにあります。

 

この場合は、商品にではなくインボイスに記載をするわけですが、最近は厳しく、カートンにも印字する必要があることも多くなっています。

 

以上、インボイス見方についてご説明しました。

条件や法律なども書いてあることも多いので基本的には全体を見る必要があるのですが、この5つをみてから細かい部分をチェックするとスムーズに全体を確認することができますので、時間をかけて丁寧に行うといいですね。

 

 

では今回はインボイスについてでした。

 ご参考になればとても嬉しいです。

 

ではでは、この辺で。